現場が忙しく、気づけば書類が後回しになっている。完成検査の日が近づいて、何から手を付ければよいか分からない。そんなご相談も少なくありません。
この記事では、工事の途中から書類を外部に頼むときの進め方を、手順に沿ってまとめます。
進め方の流れを先にお伝えすると、まず今ある資料を集め、検査日から逆算して、足りないものを洗い出します。そのうえで、検査に直結する出来形・品質・写真から優先して進め、現場で測る・撮る作業は会社、整理と書類づくりは外部、と役割を分けると、短い期間でも進めやすくなります。
途中からでも頼めるのか
頼めます。当方でも、書類がほとんど手つかずのまま完成が近づいた現場を、途中から引き受けたことがあります。
国の土木工事共通仕様書（令和7年3月）第1編1-1-1-26「施工管理」では、受注者は施工管理基準と写真管理基準にもとづいて施工管理・写真管理を行い、その記録と関係書類を作成・保管して、工事完成時に監督職員へ提出しなければならないとされています。途中からでも、この「記録と関係書類」をそろえるのがゴールです。
手順1 今ある資料を集める
最初に、手元にあるものを一か所に集めます。
- 契約図書（設計図書、特記仕様書、数量計算書）
- 提出済みの施工計画書と変更施工計画書
- 工事打合せ簿などの協議・指示の記録
- 工事写真（撮影したままのデータ）
- 測定データ、試験結果、材料の納品書や証明書
- 情報共有システムに登録済みの書類の状況
まだ整理されていない状態でかまいません。どこに何があるかが分かるだけで、外部も作業に入りやすくなります。
手順2 検査日から逆算する
完成検査の日や、書類の提出期限を確かめ、そこから逆算して作業の計画を立てます。発注者によっては、検査の前に書類の確認を受ける場合もあるので、その日程も含めて確かめてください。
手順3 足りないものを洗い出す
施工管理基準と写真管理基準に照らして、管理項目ごとに「記録があるもの」「足りないもの」を一覧にします。
このとき注意したいのが、撮れていない写真です。工事写真は、施工の段階ごとに撮影するものなので、後からでは撮れないものがあります。足りない写真が見つかったら、代わりにどのような方法で確認してもらうかを、早めに監督職員と相談してください。
なお、国のデジタル写真管理情報基準（令和5年3月）では、写真の信憑性を考慮して、写真の編集は認めないとされています。足りない部分を加工で補うことはできません。
手順4 検査に直結するものから進める
期間が限られている場合は、優先順位を付けます。
- 出来形管理の記録（測定結果、出来形管理図表）
- 品質管理の記録（試験結果、材料の証明）
- 工事写真の整理
- 打合せ簿など協議の記録の整理
- 完成図書・電子納品のデータ
手順5 会社と外部で役割を分ける
| 会社がやること | 外部に任せられること |
|---|---|
| 現場での測定と写真撮影 | 測定結果のとりまとめ、出来形管理図表の作成 |
| 試験の手配と結果の受け取り | 品質管理の記録の整理 |
| 監督職員との協議、内容の最終確認 | 協議の資料・打合せ簿の作成、写真の整理、完成図書・電子納品のデータ作成 |
現場で測る・撮る作業は会社で、整理と書類づくりは外部で、と分けると、監督は現場の仕事を止めずに済みます。
手順6 進み具合を共有する
途中から入る場合は、足りないものが後から見つかることもあります。一覧表で進み具合を共有し、確認が必要なことはまとめて相談するようにすると、行き違いが減ります。
まとめ
- 工事の途中からでも、書類を外部に頼むことはできる
- 今ある資料を集め、検査日から逆算し、足りないものを洗い出す
- 撮れていない写真は後から補えないので、早めに監督職員と相談する
- 出来形・品質・写真から優先し、測る・撮るは会社、整理と書類づくりは外部で分担する
工事写真の整理だけを頼む場合のポイントは「工事写真の整理を外注する前に決めておくこと」でまとめています。
参考にした資料
※法令・基準・資料の内容は、記事公開時点で各公式サイトに掲載されているものを確認しています。改定されることがありますので、最新の内容は各公式サイトでご確認ください。