工事書類を外注する前に聞いておきたい7項目｜作る人・責任・秘密・料金

工事書類の作成代行や施工管理のサポートは、提供している会社や個人がいくつもあります。いざ頼もうとすると、どこを比べればよいのか迷うところです。

この記事では、契約の前に確かめておきたい7つのポイントを、頼む側の目線でまとめます。

先にお伝えすると、料金だけで選ばず、「誰が作るか」「どこまで頼めるか」「責任の線引き」「秘密の取り扱い」を確かめてください。最初は単発の1件で頼み、仕上がりとやり取りの相性を確かめてから続けるのがおすすめです。

1. 誰が作るのか

書類は、作る人の経験で仕上がりが大きく変わります。現場の段取りや施工方法が分かる人が作れば、実際の現場と食い違いにくく、確認の手間も減ります。

• 公共土木工事の現場経験があるか
• どんな資格を持っているか
• 案件ごとに担当者が変わるのか、同じ担当者が続けて受け持つのか

2. 対応できる発注者・工種・様式

国・都道府県・市町村では、仕様書や様式、施工管理の基準が違います。自社がよく受ける発注者と工種に対応できるかを確かめてください。発注者独自の様式やソフトのデータで受け渡しができるかも、あわせて聞いておくと安心です。

3. どこまで頼めるのか

「書類の作成」といっても、外注先によって範囲が違います。

• 施工計画書だけか、出来形・品質・写真・完成図書まで頼めるか
• 施工方法の検討や、発注者との協議の準備（協議書・打合せ簿の作成）まで頼めるか
• 電子納品のデータ作成まで頼めるか

施工計画書のうち外部に頼める作業は「施工計画書は誰が作る？」で整理しています。

4. 責任の線引き

建設業法では、現場に置く主任技術者・監理技術者は自社と直接雇用関係にある人でなければならず、工事の管理の中心は会社が担う必要があります。外注先が次の点をはっきりさせているかを確かめてください。

• 配置技術者への就任や名義貸しは行わない
• 最終確認・承認・提出は、会社の技術者が行う
• 発注者との協議の窓口は会社が担う

会社として守ることは「施工管理を外部に頼むときに会社が守る3つのこと｜業務委託の基本」で詳しく書いています。

5. 秘密の取り扱い

設計図書や写真、発注者とのやり取りなど、外部に渡す資料には外に出せない情報が含まれます。

• 業務以外に使わないこと
• 業務の一部をさらに外部に任せる場合の取り扱い
• 資料の保管方法と、業務が終わった後の扱い
• 工事名や発注者名を実績として公開するかどうか

6. 料金の決め方と、修正への対応

料金は、1冊ごと、作業時間ごと、月ごと・現場ごとの契約など、外注先によって決め方が違います。見積もりを比べるときは、含まれる範囲をそろえることが大切です。

あわせて、発注者や社内からの指摘による修正に、どこまで対応してもらえるかも確かめてください。修正の回数に上限があるのか、上限を超えたら費用がかかるのかは、外注先によって違います。

施工計画書の費用が何で決まるかは「施工計画書の外注費用は何で決まる？」で詳しく書いています。

7. やり取りの方法と速さ

• 窓口は誰か、連絡手段は何か（電話、メール、LINEなど）
• 質問への返事はどのくらいで来るか
• 施工計画書などの納期の目安

工事は日々動くので、連絡がつきやすいかどうかは、思っている以上に大切です。

最初は1件で試す

7つのポイントを確かめても、実際の仕上がりや相性は頼んでみないと分かりません。最初は施工計画書1冊など、単発の1件で頼み、仕上がりとやり取りの相性を確かめてから、続けるかどうかを決めると失敗が少なくなります。

まとめ

• 誰が作るか、対応できる発注者・工種・様式を確かめる
• 書類だけか、施工方法の検討や協議の準備、電子納品まで頼めるかを確かめる
• 責任の線引きと秘密の取り扱いがはっきりしているかを確かめる
• 料金は含まれる範囲をそろえて比べ、修正への対応も確かめる
• 最初は1件で試してから続ける

Terraftのご依頼の範囲や秘密の取り扱いは、よくある質問にまとめています。